Fritzerland

Was Projektleiter von Piloten lernen können

Was haben ein Flug und ein Projekt gemeinsam? Eine ganze Menge! Etwa 50 Jahre nach Beginn des Projektmanagements scheitern immer noch mehr als 50% der IT-Projekte daran, dass ihnen Zeit, Ressourcen, Mittel usw. ausgehen. Wenn Piloten Flugzeuge fliegen würden, wie wir Projekte durchführen, würde niemand jemals fliegen. Jeden Tag fliegen jedoch Millionen von Menschen wegen ihrer Arbeit oder zum Vergnügen, und Flüge kommen fast 90 Prozent der Zeit pünktlich an. Verzögerungen entstehen hauptsächlich durch das Wetter. Flugreisen sind mit einer tödlichen Unfallrate von 0,022 pro 100.000 geflogenen Stunden die sicherste Form des Fernverkehrs. Wir fliegen seit etwas mehr als 100 Jahren, Projektmanagement gibt es jedoch seit dem Bau der Pyramiden und der Großen Mauer. Gibt es irgendwelche Erkenntnisse, die wir aus dem Fliegen ziehen können? Ich denke ja.

Die Luftfahrt hat mich immer fasziniert. Als Vielflieger und zudem selbst privater Pilot bin fast jede Woche in einem Flugzeug und es gibt keinen Start und keine Landung, die mich langweilt. Wenn die Räder abheben und die Kontrolle verschwindet, ist da jedes Mal eine leichte Panik. Ich bin immer dankbar für die Tage, an denen die einzige wichtige Aufgabe darin besteht, das Flugzeug sicher zu fliegen oder die größte Entscheidung ist, ob ich das Huhn oder das Steak nehme. Diese Tage treten – wie in einem echten Projekt – selten auf. Als Pilot und Projektmanager glaube ich, dass Lehren von tausenden Flugstunden und das Wissen guter Piloten auch auf das Projektmanagement angewendet werden können. Wenn wir aus jahrelangen Leitprojekten etwas gelernt haben, ist es die Erkenntnis, dass gute Führung eine wesentliche Fähigkeit ist, um ein guter Projektmanager zu sein. Unsere Führungsrolle bedeutet, dass wir Teams führen und leiten. Die Vision setzen, das Team motivieren, ihnen dienen, sie coachen und andere inspirieren. Als Projektmanager führen wir sowohl aus strategischer, als auch aus operativer Sicht – wir kommunizieren die Vision und erhalten ein Team- (und Organisations-) Buy-In, wir lösen Konflikte, setzen Ziele und bewerten die Leistung. Und wir stellen sicher, dass die Teammitglieder über die Tools, das Geld, Raum usw., welchen sie für ihre Arbeit brauchen, verfügen.

Kommunizieren

Eine der wesentlichen Fähigkeiten für das Projektmanagement ist die Fähigkeit, gut zu kommunizieren und zu verstehen. Gute Kommunikation ist der Kern jeder Beziehung. Daher wirkt sich die Effektivität der Kommunikation eines Projektmanagers nicht nur auf das Projektteam, sondern auch auf den Kunden und die Stakeholder aus. Noch nie sagte ein Kunde “Ich wünschte, mein Projektmanager würde aufhören, mir so viele Produktaktualisierungen zu geben.”. Je mehr Berührungspunkte Sie mit Ihrem Kunden haben, desto solider wird die Beziehung und desto wahrscheinlicher wird das Projekt ein Erfolg. Durch eine gute Kommunikation werden Sie kontinuierlich neu ausgerichtet. Wenn Sie dies häufig genug tun, stellen Sie sicher, dass Projekt immer den gewünschten Stand hat, und somit dessen Erfolg. Ein Prinzip eines sicheren Fluges ist es, das Flugzeug in jedem Fall weiter zu steuern, also zu fliegen, auch wenn unerwartete Dinge auftreten. Deshalb lernen alle Piloten, Notfälle in der folgenden Reihenfolge anzugehen:

  1. Aviate – fliege das Flugzeug.
  2. Navigate – wissen, wo Sie sind und wohin Sie gehen.
  3. Communicate – andere über Ihre Situation informieren.

Diese Ordnung hat viele Leben gerettet, da sie den Fokus auf die richtigen Dinge legt. Was nützt ein May-Day-Anruf (Kommunikation), wenn Sie das Flugzeug nicht unter Kontrolle haben (Aviate)? Diese Grundsätze können auch auf die Verwaltung von Projekten angewendet werden. Wenn eine Ausnahme auftritt (häufig ein Ereignis, welches wahrscheinlich dazu führt, dass Budget- und / oder Zeittoleranzen überschritten werden), besteht der Standardansatz darin, einen Ausnahmeplan und einen Bericht zu erstellen. Da störende Ereignisse mit teils grossem Einfluss auf Zeit und Budget, grosse Auswirkungen auf alle Beteiligten haben, verlangt das Management in der Regel sofort einen Bericht. Konzentrieren Sie Ihre Energie jedoch nicht sofort auf diesen Ausnahmebericht. Ihr Team braucht jetzt mehr denn je Ihre Anleitung – Sie müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder an sinnvollen Aufgaben arbeiten, während Sie Ihren Ausnahmeplan erstellen. Mit anderen Worten: Führen Sie Ihr Projekt weiter! Erst wenn dies sichergestellt ist, sollten Sie mit der Erstellung des Ausnahmeplans beginnen, um die Ereignisse zu beheben. So kann der Aviate-, Navigations- und Kommunikationsansatz auf Ihre Projektausnahmen angewendet werden:

  1. Führen Sie das Projekt weiter – stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder an wichtigen Aufgaben arbeiten (Aviate).
  2. Erstellen Sie einen Ausnahmeplan, der Ihr Projekt aus den Schwierigkeiten bringt (Navigate).
  3. Informieren Sie die Stakeholder über mögliche Maßnahmen (Communicate).

Planen

Die Projektplanung ist eine Kernkompetenz des Projektmanagements, die jedoch überraschenderweise von vielen Managern nicht besonders beachtet wird. Aber was ist ein Projektmanager ohne Plan? Unsere Fähigkeit, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu organisieren und zur richtigen Zeit das richtige Ergebnis zu erzielen, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit als Projektmanager, nicht wahr? Es ist absolut wichtig, dass wir als Projektmanager der Planung die ernsthafte Aufmerksamkeit widmen, die sie verdient, gleichzeitig den Fortschritt überwachen, während das Projekt voranschreitet und Optimierungen vornehmen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg bleibt. Richtige Planung bedeutet alles von Meta bis Mikro. Es gibt die offensichtliche Planung in großem Maßstab, die wir brauchen, um großartige Besprechungspläne, Arbeitserklärungen, Schätzungen, Zeitpläne, Ressourcenpläne und Kurzberichte zu erstellen, und wie Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Statusdokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Bei der Planung geht es darum, Wege zu finden, um alles, was Sie brauchen, so effizient wie möglich zu erledigen.

Vor ein paar Wochen habe ich bei tiefen Wolken und geringer Sicht einen Flug nach Instrumenten gedreht. Ich bin perfekt darauf trainiert, in den Wolken und bei schlechtem Wetter zu fliegen, und das Flugzeug verfügt über großartige Instrumente, sodass das Wetter kein wirkliches Problem darstellt. Ich war bereit, bei zu geringer Sicht, mehrere Landeversuche unternehmen zu müssen. Ich plante es und überprüfte ein paar Mal in meinem Kopf, was ich tun musste: Wenn ich die Landebahn nicht sehe, gehe ich bei meinen Instrumenten auf „Pitch Up, maximale Startleistung, Landeklappen, positive Steiggeschwindigkeit hoch, Klappen hoch, Landung abgebrochen, Autopilot an, über Funk melden, dass der korrekte Landeanflug verpasst wurde”. Das ist eine Menge zu beachten, aber wenn man gut trainiert ist, wird es einfach. Üben Sie genug und wiederholen Sie es ein paar Mal in Gedanken, wenn es soweit ist, wird es ein Kinderspiel. Als ich die Landebahn sah, landete ich am geplanten Flughafen, bevor ich mein Minimum an Treibstoff erreichte.  Dennoch war ich auch bereit, den alternativen Flughafen erreichen zu müssen.

Führen

Projektmanager sind immer dann ein leichtes Ziel, wenn Projekte nicht nach Plan verlaufen. Unabhängig von den Umständen fragt sich jeder, ob der Projektmanager das Risiko hätte vorhersehen und verhindern können, bevor es zu einem Problem wurde. Projektsponsoren hassen Überraschungen und ein gutes Risikomanagement ist eine Möglichkeit, Überraschungen zu vermeiden, insbesondere die schlimmen. Risiken sind oft nicht akut, was bedeutet, dass viele Projektmanager Risiken nicht so ernst nehmen, wie sie sollten. Sie können den Überblick über Ihr Projekt behalten, indem Sie das Risiko kontrollieren und es so weit wie möglich aktiv abmildern. Wie schon erwähnt: wenn wir aus jahrelangen Leitprojekten etwas gelernt haben, ist eine gute Führung eine wesentliche Fähigkeit, um ein guter Projektmanager zu sein. Unsere Führungsrolle bedeutet, dass wir Teams führen und leiten. Die Vision setzen, das Team motivieren, ihnen dienen, sie coachen und andere inspirieren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie es immer am besten wissen: “Besserwisser” -Piloten können sich und ihre Passagiere umbringen. Stellen Sie sich einen Piloten vor, der mit der Flugsicherung argumentiert oder Wettervorhersagen ignoriert… oder sogar Hinweise ignoriert, dass das Flugzeug nicht optimal funktioniert. Leiter von Unternehmen machen die gleichen Fehler, wenn sie davon ausgehen, dass „ich bereits alles weiß, was es zu wissen gibt, und die Richtlinie mit meinem Wissen in Konflikt steht.“ Das Problem ist natürlich, dass niemand wirklich alles weiß. Es gibt immer mehr zu lernen und es gibt immer Menschen, die mehr wissen als wir. “ Wenn Ihnen jemand einen Rat gibt oder Sie auffordert, eine Regel zu befolgen, nehmen Sie sich zumindest die Zeit, um zu berücksichtigen, dass diese Person möglicherweise etwas weiß, das Sie nicht wissen.

Reagieren Sie nicht zu schnell auf Probleme. Wenn ein Flug schief geht, ist es selbstverständlich, dass Sie gezwungen sind, sofort etwas zu tun, um das zu ändern. Aber eine zu schnelle Reaktion kann mehr schaden als nützen. Nehmen wir zum Beispiel an, der Pilot hat festgestellt, dass sein Flugzeug an Höhe verliert. Eine impulsive Reaktion könnte darin bestehen, das Steuer zurückzuziehen. Das Problem dabei ist, dass das Hochziehen des Flugzeugs (ohne etwas anderes zu tun) die Flugzeuggeschwindigkeit verringert und tatsächlich eine Stall / Spin-Reaktion verursachen kann. Es gibt viele Situationen beim Fliegen und im Geschäft, in denen etwas schief geht und eine schnelle Reaktion erforderlich ist. Aber es sollte immer eine gut durchdachte Reaktion sein. Das Mittel gegen impulsives Verhalten ist die Erkenntnis, dass es Zeit gibt, nachzudenken und dann angemessen zu reagieren. Ein Pilot muss alle seine Instrumente (schnell) überprüfen, um die wahre Ursache zu ermitteln. Es kann sein, dass die Stromversorgung versehentlich unterbrochen wurde oder das Wetter den unerwarteten Abstieg verursacht. Sobald der Pilot die Ursache des Problems ermittelt hat, kann er geeignete Maßnahmen ergreifen, ohne das Risiko einzugehen, dass sich die Situation noch verschlimmert.

Glaube nicht, dass du unverwundbar bist. Es liegt in der Natur des Menschen zu denken, weil bisher nichts schief gelaufen ist, nichts jemals passieren wird. Aber diese Art des Denkens verursacht Flugzeugabstürze. Es sind drei Seiten eines Rechtecks, die ein Pilot fliegen muss, um ordnungsgemäß auf einer Landebahn zu landen. Jede Kurve erfordert den richtigen Einschlag und die richtige Höhe, aber diese können durch Wetter und andere Bedingungen verändert werden. Viele Piloten glauben, dass sie das im Griff haben. Mit der Zeit sind sie nicht mehr so fleißig oder informieren sich nicht mehr weiter über die möglichen Gefahren. Diese Selbstzufriedenheit hat viele Unfälle verursacht, oft mit tragischen Folgen. In der Geschäftswelt kann die gleiche Art des Denkens dazu führen, dass Unternehmen entweder ein Risiko ignorieren oder nur vage Pläne haben, damit umzugehen. Das schafft ein größeres Risiko: das Risiko, dass ein Projekt entgleisen kann, ohne einen festgelegten Plan, um es zu beheben. Stattdessen eine formelle Risikobewertung, die zu einem schriftlichen Plan für den Umgang mit nachteiligen Eventualverbindlichkeiten führt. Obwohl Sie nicht in der Lage sind, jedes Problem zu antizipieren, können Sie sich die beste Chance geben, im Falle eines Problems richtig zu reagieren.

Geh nicht alleine. Einige Piloten – und einige Unternehmer – entwickeln eine Macho-Ich-kann-es-tun-Haltung, die zu Problemen führt, wenn sie versuchen, mehr zu übernehmen, als sie bewältigen können. Zum Beispiel: Stellen Sie sich einen Piloten vor, der in der Nacht vor einem Flug nur drei Stunden geschlafen hat. Für kommerzielle Piloten wäre dies wahrscheinlich ein No-Go-Faktor. Für Privatpiloten sollte dies auch ein No-Go-Faktor sein, außer dass einige Piloten glauben, dass sie den Flug trotz Schlafmangel schaffen können. Die Gefahren dieses Verhaltens in einem Flugzeug liegen auf der Hand, aber es ist auch im Geschäftsleben gefährlich. Wenn Sie mit zu viel Verantwortung, zu vielen Arbeitsstunden oder Aufgaben zu kämpfen haben, für die Sie nicht das Know-how haben, holen Sie sich Hilfe.