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Projektmanagement: So managen Sie Projeke erfolgreich

Alle Artikel, die ich bisher geschrieben habe, sind auf Englisch. Seltsam, weil ich in der Schweiz lebe und die Sprache, die wir in dieser Region sprechen, Deutsch ist. Deshalb habe ich vor, die nächste Artikelserie auf Deutsch zu schreiben. Wenn niemand sie liest, dann war es zumindest eine gute Übung 😉

Der Job eines Projektmanagers ist mit viel Verantwortung verbunden. Während viele Projektmanager in der traditionellen Methodik des Projektmanagements geschult wurden, hat sich diese Welt allerdings stark weiterentwickelt. Als Ansprechpartner einer Organisation, die für die termin- und budgetgerechte Ausführung von Aufgaben verantwortlich ist, müssen Ihre Informationen präzise und genau sein. Projektmanager müssen Ihr Wissen zu Beginn ihrer Arbeit an das aktuelle Arbeitsumfeld anpassen. Das Projektmanagement ist ein fließendes Umfeld mit stetigen Veränderungen, die für eine ständige Neubewertung der Arbeitsweise eines Unternehmens erforderlich sind. Wie also können Projektmanager sicherstellen, dass die Aufgaben auf dem richtigen Weg sind und innerhalb des Budgets bleiben?

Werden Sie sich Ihrer Zeit bewusst
Immer wenn ich eine neue Aufgabe übernehme, die anders ist als alles, was ich zuvor getan habe, messe ich die Zeit, die ich dafür benötige. Wenn ich das nächste Mal dieselbe Aufgabe übernehme, mache ich das wieder. Beim dritten Mal sind dann alle Daten komplett und ich weiss, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben benötigen=. Diese Zeiten notiere ich in einem Protokoll. Wenn ich die anstehende Aufgabe beginne, überprüfe ich mein Protokoll mit vergleichbaren Zeitschätzungen und plane sie entsprechend in meinem Kalender ein. Das Geheimnis bei der Zeiteinteilung ist, dass Sie es sich nicht erlauben, bereits vorher oder nachher an der Aufgabe zu arbeiten. Es geht darum, innerhalb dieses geplanten Zeitrahmens zu bleiben. Der gleiche Prozess kann für Teams funktionieren. Sehen Sie jedes Teammitglied als einen Partner, um den Gesamtaufwand eines Projekts oder einer Initiative zu bestimmen.

Sorgen Sie für eine klare und zeitnahe Kommunikation
Unabhängig von Projekt, Branche oder Industriezweig haben alle Projektmanager eines gemeinsam: Sie arbeiten mit Menschen. Menschen brauchen eine klare, zeitnahe Kommunikation – eins zu eins, als Team und als Gemeinschaft. Bei der Kommunikation geht es darum, als Projektmanager Ihre eigenen persönlichen Beziehungen zum Team und zu den Stakeholdern aufzubauen. Auf diese Weise kann sich der Projektmanager der Risiken bewusst werden, die außerhalb des Projekts auftreten und Auswirkungen haben können, z. B. Ehepartner von Teammitgliedern mit gesundheitlichen Problemen oder Personen, die unter Depressionen und Einsamkeit leiden. Die Kommunikation soll furchtlos sein. Hissen Sie die gelbe oder rote Fahne, sobald Sie eine Gefahr kommen sehen, und kommunizieren Sie dann die Maßnahmen, welche Abhilfe schaffen. Haben Sie keine Angst, diese Fahnen zu hissen. Sie können den Alarm jederzeit zurckrufen. Kommunikation hält die Vision für das Team im Blick.

Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest
Wenn viele Leute an einem Projekt beteiligt sind, können einige von ihnen leicht von falschen Annahmen ausgehen. Wenn beispielsweise in einer E-Mail zu viele Personen angeschrieben werden, wird sich wahrscheinlich keiner von ihnen angesprochen fuehlen fühlen und stattdessen davon ausgehen, dass die Arbeit durch die anderen Personen erfolgt. Eine der besten Änderungen, die wir in unserem Projektmanagement und unserer Kommunikation vorgenommen haben, besteht darin, jede E-Mail (oder Aufgabenaktualisierung) mit eindeutigen Aufgaben für jede Person in der Konversation abzuschließen. Wenn beispielsweise ein Kundenbericht an vier verschiedene Personen gesendet wird, müssen wir eine von ihnen bestimmen, die tatsächlich Änderungen am Dokument vornimmt und dass die anderen beiden vor dem geplanten Anruf den Inhalt lesen und Notizen dazu machen. Bei unseren vorherigen E-Mails hat entweder niemand aufgrund von Verwirrung Maßnahmen ergriffen, oder zwei Personen haben angenommen, dass nur Änderungen vorgenommen werden sollen.

Konzentrieren Sie sich auf das gewünschte Ergebnis und bewegen Sie sich rückwärts
Wenn ich ein Projekt erstelle, beginne ich damit, mich auf das gewünscht gewuenschte Ergebnis zu konzentrieren, anstatt mich auf das, was wir als nächstes tun müssen. Von da bewege ich mich ückwärts und erstelle die Meilensteine. Ich stelle mir vor, dass ich das Ergebnis bereits erreicht habe und frage: “Was hat uns hierher gebracht?” und “Was war wichtig, um das zu erreichen?” Ich schreibe dann einen Meilenstein als SMART Goal auf. Wenn ich für jeden Monat einen Meilenstein habe, visualisiere ich ihn einen Monat zurück, bevor ich das Projektergebnis erreiche und den Vorgang wiederhole. Ich trete immer wieder zurück, visualisiere und setze mir ein Ziel, bis ich zum heutigen Tag komme. Jetzt habe ich einen kurzen Überblick darüber, was ich erreichen muss, um mein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Zu Beginn der Planungsphase stellt diese Grundlage sicher, dass das Projekt fokussiert und auf das Endziel ausgerichtet bleibt.

Belohnen
Nichts funktioniert besser als Belohnungen. Sie halten die Mitarbeiter die ganze Zeit auf Trab, um ihre Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen, und einige beenden ihre Arbeit sogar vor Ablauf der Frist. Belohnungen können als Treibstoff dienen, der die Menschen dazu anregt, ihre Arbeit perfekt zu erledigen, und sie lassen die Mitarbeiter niemals das Gefühl haben, dass ihre Arbeit langweilig und ermüdend ermuedend ist. Das Wichtigste für jeden Projektmanager ist, dass sich seine Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit wohl fühlen, und genau das kann man mit einer eine Belohnung erreichen. Indem Sie Mitarbeiter dazu bringen, keine Zeit zu verschwenden und sich anzustrengen und dafuer dafür Belohnungen anbieten, können Sie mit Ihren Projekten jederzeit Wunder vollbringen. Die Leute brauchen etwas, um sich anzutreiben, und eine Belohnung ist das Beste dafür.

Stellen Sie einen “Allround” -Manager ein
Bei der Durchführung von Projekten ist es wichtig, fuer für alle Aufgaben zu delegieren und zuzuweisen, aber es sollte in jedem Team einen “goldenen” Manager geben – jemanden, der weiß, wie man viele Dinge wie Führen, Planen, Schreiben, Trainieren, usw. macht. Diese Person sollte eine Vorstellung davon haben, wie all diese Aufgaben zu erledigen sind, damit sie weiß, wie viel Zeit benötigt wird, wie Probleme zu lösen sind, was zu lehren ist und wie mit Dingen umzugehen ist.

Kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams
Der beste Weg, um ein Projekt auf Kurs und unter Budget zu halten, besteht darin, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen. Wenn Sie dies wissen, wird jeder andere Teil des Projekts selbst informiert. Bemühen Sie sich zu Beginn des Projekts, Ihre Teammitglieder kennenzulernen. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre besonderen Fähigkeiten als Einzelpersonen zu erkennen und zu verstehen, wie sie am besten in das Projekt passen. Wenn Sie die Fähigkeiten und Motivationen der einzelnen Teammitglieder verstehen, wird klar, wie deren Zeit effektiv und effizient genutzt wird. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend in dem Wissen, dass jedes Mitglied so den bestmöglichen Beitrag leistet. Gute Projektmanager versuchen immer zuerst, ihre Teams zu verstehen. Nur dann können sie sie effektiv verwalten.