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Sharing my excursion through life

Project Management and Flying: learnings from the flight deck

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Some 50 years since the inception of project management, more than 50% of IT projects still fail because they run out of time, resources, funds, etcetera. If pilots flew aircraft like we run projects, no one would ever fly. However, every day millions of people fly for work or pleasure and flights arrive on time almost 90 percent of the time, delayed mainly by weather. Airline travel is also the safest form of long-distance travel with a fatal accident rate of .022 per 100,000 hours flown. We have been flying for just over 100 years, but project management has been around since the building of the pyramids and the Great Wall. Are there any learnings we can take from flying? I think we can.

Aviation has always fascinated me. I’m on a plane almost every week and there isn’t a take-off or landing that bores me. When wheels go up, a slight panic ensues as any morsel of control vanishes completely. I am always thankful for the days  when the only major task performed is to safely fly the airplane, and the biggest decision is whether to have the chicken or the steak. Those days – like a real project – rarely occur.  As both a pilot and project manager, I believe lessons from thousands of pilots can be applied to project management as well. If we’ve learned anything from years of leading projects, it’s that great leadership is an essential skill to being a good project manager. Our leadership role means we lead and manage teams;  setting the vision, motivating the team, serving them, coaching them and inspiring others. As project managers, we lead from both a strategic and operational perspective – we communicate the vision and get team (and organizational) buy-in, we resolve conflict, set goals, and evaluate performance and make sure team members have the tools, money, space etc. that they need to get things done.

Communicate

One of the essential skills for project management is the ability to communicate well – understanding and being understood. Great communication is the crux of any relationship and so the effectiveness of a project manager’s communication has an impact not only on the project team but the client and stakeholders too. ‘I wish my project manager would stop giving me so many project updates.’ – said no client, ever. The more touch points you have with your client, the more solid the relationship will be, and the more likely the project will be a success. Good communication gets you continually realigned, and if you’re doing it frequently enough you’ll ensure you are successful as you’ll never deviate far from where the project needs to be to be a success.

One of the principles of safe flight is to “keep flying” the plane when unexpected things occur. That’s why all pilots learn to address emergencies in the following order

Aviate – fly the plane.
Navigate – know where you are and where you’re going.
Communicate – inform others about your situation.

This order has saved many lives as it keeps the focus on the right things. What good does a may-day call (communicate) do if you do not have the plane under control (aviate)? These principles can also be applied to managing projects. When a project exception occurs (often defined as an event that will likely cause budget and/or time tolerances to be exceeded), the standard approach is to create an exception plan and report. But sometimes you will encounter disruptive events that were not foreseen and that have a major impact on your project (in terms of time and budget). As this has an impact on all involved, management usually demands a report right away. But don’t start to focus your energy towards this exception report immediately. Your team needs your guidance now more than ever – you need to ensure that the team members will be working on meaningful tasks while you draft your exception plan. In other words: keep running your project! Only after that has been ensured, should you start drafting the exception plan to addresses the event(s). So the aviate, navigate, communicate approach can be applied to your project exceptions:

  • Keep running the project – ensure all team members are working on meaningful tasks (Aviate).
  • Create an exception plan that will bring your project out of trouble (Navigate).
  • Inform the stakeholders about the possible actions (Communicate).

Plan

Project scheduling is a core project management skill, but one that surprisingly, many managers do not pay much attention to,. But really, what is a project manager without a plan? Our ability to organize tasks in the right order, to hit the right outcome at the right time is a major part of our jobs as project manager, isn’t it? It is absolutely critical that as project managers, we give scheduling the serious attention it deserves, and along with it, monitoring progress as the project moves forward and making tweaks to ensure that everything stays on track. Proper planning means everything from meta to micro. There’s the large scale obvious planning we need to get right to  create great meeting plans, statements of work, estimates, timelines, resource plans and briefs, to the more mundane – planning out your day, who you’re going to talk to first, and how you are going to make time to keep your status documents up to date. Planning is all about finding ways to do all that you need to do as efficiently as possible.

A few weeks ago I shot an instruments approach with low ceiling and low visibility. I am perfectly trained to fly in the clouds and bad weather and the plane has great instruments so weather isn’t really a problem. I was entirely prepared to go around and execute the published missed approach. I planned for it and reviewed in my head a few times what I had to do: at my instruments minimum if I don’t see the runway I go “pitch up, maximum take off power, flaps to approach, positive rate of climb gear up, flaps up, navigation missed approach, autopilot on, announce going missed on radio”. That’s a lot to remember but if you’re well trained, fly enough and repeat it a few times as you approach, it’s going to be a piece of cake. I ended up landing at the planned airport as I saw the runway way before reaching my minimums, but I was ready for the alternate airport.

Lead

Project managers are always an easy target when projects don’t go to plan. Regardless of the circumstances, everyone wonders whether the project manager could have foreseen and prevented the risk before it became an issue. Project sponsors hate surprises and good risk management is one way of avoiding surprises, especially the nasty ones. Risks are often not urgent which means many project managers fail to consider risks as seriously as they should. You can stay on top of your project by controlling risk, and actively mitigating against it as far as you can. If we’ve learned anything from years of leading projects, it’s that great leadership is an essential skill to being a good project manager. Our leadership role means we lead and manage teams;  setting the vision, motivating the team, serving them, coaching them and inspiring others.

Don’t assume you always know best:  the “know-it-all” pilots can get themselves and their passengers killed. Consider the pilot who argues with air traffic control or ignores weather forecasts… or even ignores indications that the airplane is not performing optimally.  Business leaders make the same mistakes based on the premise that “I already know everything there is to know and the directive conflicts with my already established knowledge.'” The problem, of course, is that nobody really knows it all. There is always more to learn and there are always people who know more than we do,” Glenner notes. So when someone gives you a piece of advice, or tells you to follow a rule, at least take the time to consider that person may know something you don’t.

Don’t react to problems too quickly. When a flight goes wrong, it’s natural to feel compelled to do something immediately to fix the situation. But an overly fast reaction can do more harm than good. For example let’s say the pilot has discovered that his plane is losing altitude. An impulsive reaction might be to pull back on the yoke. The problem with this is that pulling back (without doing anything else) decreases airplane speed and may in fact cause a stall/spin reaction. There are many situations, in flight and in business, when something goes wrong and a quick response is needed. But it should always be a well-thought-out response. The remedy for impulsive behavior is the realization that there is time to think and then implement appropriately.  A pilot needs to check all his instruments (quickly) to identify what the real cause is. It could be that power was cut inadvertently, or weather may be causing the unexpected descent. Once the pilot has determined the cause of the problem, he or she can take appropriate action without risking making things even worse.

Don’t believe you’re invulnerable. It’s human nature to think that because nothing has gone wrong so far, nothing ever will, but that’s the kind of thinking that causes planes crashes. There are three sides of a rectangle that a pilot must fly to land properly on a runway. Each corner requires the correct turn and altitude, but these can be thrown off by weather and other conditions. Many pilots believe this can’t happen to them. Over time they fail to be as diligent or continue to educate themselves on the potential dangers. This complacency has caused many an accident, often with tragic results. In the business world the same kind of thinking can lead companies to either dismiss a risk, or have only vague plans for dealing with it. That creates a greater risk: the risk that something can derail a project without a set plan to remedy it. Instead a formal risk assessment discussion, resulting in a written plan for dealing with adverse contingencies. While you won’t be able to anticipate every problem, you can give yourself the best chance to come out all right if a problem does occur.

Don’t go it alone. Some pilots–and some entrepreneurs–develop a macho, I-can-do-it attitude that leads to trouble when they try to take on more than they can handle. For example: Consider a pilot who only had three hours of sleep the night before a flight. For commercial pilots, this would likely be a no-go factor. For private pilots, it should also be a no-go factor, except some pilots believe they can make the flight, lack of sleep notwithstanding. The dangers of this behavior in an airplane are obvious, but it’s dangerous in business too. If you are struggling with too much responsibility, too many hours of work, or tasks that you don’t have the know-how to do–get help. 

Project Management Mentoring: Im Tandem zum Erfolg

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Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie einen unparteiischen, unabhängigen und kompetenten Freund hätten, an den Sie sich wenden können, wenn Sie eine zweite Meinung zu einem kniffligen Problem benötigen? Jemand, der nicht urteilt (zumindest nicht über Sie), der Ihnen ehrliche Ratschläge gibt und Sie weiter begleitet um sicherzustellen, dass es tatsächlich funktioniert? Jemand, der Ihnen hilft, die Politik zu durchschauen und zum eigentlichen Problem zu gelangen? Jemand, der Antworten für Sie hat, wenn Sie sie brauchen, um Ihnen die Mühe des “try and error” zu ersparen, zumindest meistens 😉

Ich erinnere mich noch an das erste Mal, als ich trainiert wurde. Ich nahm an einem 5-tägigen Führungskurs teil, der uns dabei half, unsere Führungsstile zu bewerten, zu erweitern und zu verfeinern. Um diesen Prozess zu unterstützen, wurde jedem ein persönlicher Mentor zugewiesen. Dieser sollte uns dabei helfen, unsere Fähigkeiten zu entwickeln, damit wir in Zukunft noch effektiver führen können. Das Thema, welches ich für die Mentoring-Sitzung ausgewählt habe, waren die extrem langen Arbeitszeiten. Zu diesem Zeitpunkt meiner Karriere leitete ich ein großes Projekt im Bereich Finanzdienstleistungen. Ich hatte das Gefühl, dass alles von mir abhängt und dass ich persönlich jeden Aspekt des Projekts überwachen muss (was Mikromanagement bedeutet). Unnötig zu erwähnen, dass ich mich erschöpft fühlte und mein Ansatz nicht der effektivste war! Meine erste Mentoring-Sitzung war geradezu revolutionär! Ich erinnere mich noch an den Aha-Moment, als ich begriff, wie viel Macht ich über meine Entscheidungen, meinen Umgang mit Situationen und meine eigene Karriere hatte! Ich fühlte mich erleuchtet und gestärkt, als ich mich daran machte, meinen Management- und Führungsstil zu verbessern und damit meine Leistung und mein Wohlbefinden als Projektmanager zu steigern.

Es gibt viele solcher Geschichten, die die Kraft des Mentorings veranschaulichen. In nur wenigen Mentoring können Sie Klarheit über ein Thema, mit dem Sie seit Monaten zu kämpfen haben. Es ist interessant, wie es tatsächlich funktioniert. Es ist, als würde Ihnen jemand einen großen Spiegel vorhalten, in dem all Ihre Gewohnheiten, Ängste, Ausreden, Ambitionen und Talente auf Sie zurückgeworfen werden. Dies, damit Sie sich selbst – und Ihre Situation – in einem viel klareren Licht sehen. Es ist, als gäbe es Steroide für die persönliche und berufliche Entwicklung!

Als Projektmanager arbeiten wir selten mit anderen Projeckt Managers zusammen, die uns sofort Feedback geben könnten – und der größte Teil der Schulungen, die wir erhalten, konzentriert sich auf hard Skills und die Verbesserung unseres Wissens. Wissen zu erlangen ist gut, aber es macht uns nicht zu besseren Führungskräften oder exzellenten Projektmanagern. Wir brauchen jemanden, der genau erkennt, wo wir uns auf persönlicher Ebene verändern müssen, um herausragende Leistungen zu erbringen und schnelle Fortschritte zu erzielen. Einige haben das Glück, dies von Ihren Vorgesetzten zu bekommen, aber leider hat nicht jeder das Glück, für einen brillanten Chef zu arbeiten!

Wie können Sie also die Kraft des Coachings oder Mentoring nutzen und davon profitieren?

Arbeiten Sie mit einem professionellen Coach: Die Arbeit mit einem professionellen Coach wird Ihren Horizont erweitern. Sie werden herausgefordert, tiefer zu denken und Maßnahmen zu ergreifen, um die gewünschten Dinge zu erreichen. Ihr Coach wird Ihnen helfen, unmittelbare Bedenken auszuräumen. Zum Beispiel in Bezug auf versäumte Termine, ein nicht engagiertes Team, unglückliche Stakeholder oder ein Gefühl der Überforderung und zu geringer Leistung. Ein Coach hilft Ihnen auch dabei, Ihre mittel- bis langfristigen Ziele zu identifizieren, einen Aktionsplan zu erstellen und er wird Sie dabei unterstützen, Ihren Zielen näher zu kommen. Dies könnte sich darauf beziehen, ein besserer Projektmanager und -leiter zu werden, eine Beförderung zu erhalten oder mehr Freude und Zufriedenheit in Ihrer Arbeit zu finden. Ich habe einmal mit einem Projektmanager zusammengearbeitet, der die größte Gehaltserhöhung seiner Karriere erzielt hat, nachdem ich ihn trainiert habe. Was für ein großartiges Ergebnis für uns beide!

Arbeiten Sie mit einem Mentor: Eine Mentoring-Beziehung kann eine gute Alternative zu einem professionellen Coach sein, insbesondere wenn Sie bestimmte Fähigkeiten erwerben oder innerhalb einer bestimmten Organisation Fortschritte erzielen möchten. Sie können sich an einen älteren Kollegen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche wenden, dem Sie vertrauen und den Sie bewundern. Wählen Sie jemanden, der auch ein paar Fehler gemacht hat, damit Sie daraus lernen können. Überlegen Sie si ede Sitzung vor. Es ist wichtig zu erkennen, dass die Zeit und die Ressourcen Ihres Mentors wertvoll sind.

Nehmen Sie eine Coaching-Denkweise an: Wenn Sie eine Coaching-Denkweise haben, bedeutet dies, dass Sie es sich angewöhnt haben, Ziele zu setzen und zu erreichen, und dass Sie täglich Schwung aufbauen. Es bedeutet, dass Sie offen und neugierig sind und proaktiv mit den Dingen umgehen, die Sie wollen. Die Kombination mit einem guten Coaching- oder Führungsbuch kann bei dieser Art des Selbstcoachings hilfreich sein. Lesen Sie so viele inspirierende Bücher wie möglich, nehmen Sie an Motivationsgesprächen teil und hören Sie sich erhebende Podcasts an. Finden Sie einen Freund, mit dem Sie zusammenarbeiten können, der als Verantwortlicher fungieren kann – jemanden, dem Sie vertrauen und der ebenfalls eine Can-Do-Haltung einnimmt und die Dinge erreichen möchte, von denen er träumt.

Stellen Sie aufschlussreiche Fragen: Reflexion und sich die Zeit nehmen, das, was sich da zeigt umzusetzen, kann enorme Auswirkungen auf Ihre Karriere haben. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um einen Schritt zurückzutreten. Gehen Sie zu einem Ort, den Sie wirklich genießen, vielleicht einem Park oder einem Café, und erforschen Sie folgende Fragen: Welche Schritte kann ich unternehmen, um mich in diese Richtung zu bewegen? Was würde meinen Job als Projektmanager erfüllender machen? Was kann ich tun, um dies zu beeinflussen? Was kann ich tun, um meine Beziehung zu meinen wichtigsten Kunden und Stakeholdern zu verbessern? Was kann ich tun, um meine Beziehung zu meinen wichtigsten Kunden und Stakeholdern zu verbessern?

Wo finde ich einen Mentor für das Projektmanagement? Schauen Sie sich zunächst Ihr eigenes Unternehmen an. Viele Unternehmen haben Mentoring-Programme, auch wenn sie nicht spezifisch für das Projektmanagement gedacht sind. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung, das kann es einfacher machen, einen Mentor zu finden. Sprechen Sie mit der Person, die das Programm koordiniert, und beschreiben Sie Ihre Bedürfnisse. Hoffentlich gibt es jemanden im Programm, der diese Anforderungen erfüllen kann. Wenn nicht, wenden Sie sich an einige Leute, von denen Sie glauben, dass sie gute Mentoren sind, und bitten Sie sie, sich dem Programm anzuschließen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen niemanden finden, der Ihnen hilft, oder wenn Sie keine Mentoring- oder Coaching-Beziehung zu jemandem in Ihrem Unternehmen haben möchten, wenden Sie sich an Ihre lokale Gruppe des Project Management Institute (PMI).

Weitere nützliche Links

Projektmanagement: So managen Sie Projeke erfolgreich

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Alle Artikel, die ich bisher geschrieben habe, sind auf Englisch. Seltsam, weil ich in der Schweiz lebe und die Sprache, die wir in dieser Region sprechen, Deutsch ist. Deshalb habe ich vor, die nächste Artikelserie auf Deutsch zu schreiben. Wenn niemand sie liest, dann war es zumindest eine gute Übung 😉

Der Job eines Projektmanagers ist mit viel Verantwortung verbunden. Während viele Projektmanager in der traditionellen Methodik des Projektmanagements geschult wurden, hat sich diese Welt allerdings stark weiterentwickelt. Als Ansprechpartner einer Organisation, die für die termin- und budgetgerechte Ausführung von Aufgaben verantwortlich ist, müssen Ihre Informationen präzise und genau sein. Projektmanager müssen Ihr Wissen zu Beginn ihrer Arbeit an das aktuelle Arbeitsumfeld anpassen. Das Projektmanagement ist ein fließendes Umfeld mit stetigen Veränderungen, die für eine ständige Neubewertung der Arbeitsweise eines Unternehmens erforderlich sind. Wie also können Projektmanager sicherstellen, dass die Aufgaben auf dem richtigen Weg sind und innerhalb des Budgets bleiben?

Werden Sie sich Ihrer Zeit bewusst
Immer wenn ich eine neue Aufgabe übernehme, die anders ist als alles, was ich zuvor getan habe, messe ich die Zeit, die ich dafür benötige. Wenn ich das nächste Mal dieselbe Aufgabe übernehme, mache ich das wieder. Beim dritten Mal sind dann alle Daten komplett und ich weiss, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben benötigen=. Diese Zeiten notiere ich in einem Protokoll. Wenn ich die anstehende Aufgabe beginne, überprüfe ich mein Protokoll mit vergleichbaren Zeitschätzungen und plane sie entsprechend in meinem Kalender ein. Das Geheimnis bei der Zeiteinteilung ist, dass Sie es sich nicht erlauben, bereits vorher oder nachher an der Aufgabe zu arbeiten. Es geht darum, innerhalb dieses geplanten Zeitrahmens zu bleiben. Der gleiche Prozess kann für Teams funktionieren. Sehen Sie jedes Teammitglied als einen Partner, um den Gesamtaufwand eines Projekts oder einer Initiative zu bestimmen.

Sorgen Sie für eine klare und zeitnahe Kommunikation
Unabhängig von Projekt, Branche oder Industriezweig haben alle Projektmanager eines gemeinsam: Sie arbeiten mit Menschen. Menschen brauchen eine klare, zeitnahe Kommunikation – eins zu eins, als Team und als Gemeinschaft. Bei der Kommunikation geht es darum, als Projektmanager Ihre eigenen persönlichen Beziehungen zum Team und zu den Stakeholdern aufzubauen. Auf diese Weise kann sich der Projektmanager der Risiken bewusst werden, die außerhalb des Projekts auftreten und Auswirkungen haben können, z. B. Ehepartner von Teammitgliedern mit gesundheitlichen Problemen oder Personen, die unter Depressionen und Einsamkeit leiden. Die Kommunikation soll furchtlos sein. Hissen Sie die gelbe oder rote Fahne, sobald Sie eine Gefahr kommen sehen, und kommunizieren Sie dann die Maßnahmen, welche Abhilfe schaffen. Haben Sie keine Angst, diese Fahnen zu hissen. Sie können den Alarm jederzeit zurckrufen. Kommunikation hält die Vision für das Team im Blick.

Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest
Wenn viele Leute an einem Projekt beteiligt sind, können einige von ihnen leicht von falschen Annahmen ausgehen. Wenn beispielsweise in einer E-Mail zu viele Personen angeschrieben werden, wird sich wahrscheinlich keiner von ihnen angesprochen fuehlen fühlen und stattdessen davon ausgehen, dass die Arbeit durch die anderen Personen erfolgt. Eine der besten Änderungen, die wir in unserem Projektmanagement und unserer Kommunikation vorgenommen haben, besteht darin, jede E-Mail (oder Aufgabenaktualisierung) mit eindeutigen Aufgaben für jede Person in der Konversation abzuschließen. Wenn beispielsweise ein Kundenbericht an vier verschiedene Personen gesendet wird, müssen wir eine von ihnen bestimmen, die tatsächlich Änderungen am Dokument vornimmt und dass die anderen beiden vor dem geplanten Anruf den Inhalt lesen und Notizen dazu machen. Bei unseren vorherigen E-Mails hat entweder niemand aufgrund von Verwirrung Maßnahmen ergriffen, oder zwei Personen haben angenommen, dass nur Änderungen vorgenommen werden sollen.

Konzentrieren Sie sich auf das gewünschte Ergebnis und bewegen Sie sich rückwärts
Wenn ich ein Projekt erstelle, beginne ich damit, mich auf das gewünscht gewuenschte Ergebnis zu konzentrieren, anstatt mich auf das, was wir als nächstes tun müssen. Von da bewege ich mich ückwärts und erstelle die Meilensteine. Ich stelle mir vor, dass ich das Ergebnis bereits erreicht habe und frage: “Was hat uns hierher gebracht?” und “Was war wichtig, um das zu erreichen?” Ich schreibe dann einen Meilenstein als SMART Goal auf. Wenn ich für jeden Monat einen Meilenstein habe, visualisiere ich ihn einen Monat zurück, bevor ich das Projektergebnis erreiche und den Vorgang wiederhole. Ich trete immer wieder zurück, visualisiere und setze mir ein Ziel, bis ich zum heutigen Tag komme. Jetzt habe ich einen kurzen Überblick darüber, was ich erreichen muss, um mein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Zu Beginn der Planungsphase stellt diese Grundlage sicher, dass das Projekt fokussiert und auf das Endziel ausgerichtet bleibt.

Belohnen
Nichts funktioniert besser als Belohnungen. Sie halten die Mitarbeiter die ganze Zeit auf Trab, um ihre Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen, und einige beenden ihre Arbeit sogar vor Ablauf der Frist. Belohnungen können als Treibstoff dienen, der die Menschen dazu anregt, ihre Arbeit perfekt zu erledigen, und sie lassen die Mitarbeiter niemals das Gefühl haben, dass ihre Arbeit langweilig und ermüdend ermuedend ist. Das Wichtigste für jeden Projektmanager ist, dass sich seine Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit wohl fühlen, und genau das kann man mit einer eine Belohnung erreichen. Indem Sie Mitarbeiter dazu bringen, keine Zeit zu verschwenden und sich anzustrengen und dafuer dafür Belohnungen anbieten, können Sie mit Ihren Projekten jederzeit Wunder vollbringen. Die Leute brauchen etwas, um sich anzutreiben, und eine Belohnung ist das Beste dafür.

Stellen Sie einen “Allround” -Manager ein
Bei der Durchführung von Projekten ist es wichtig, fuer für alle Aufgaben zu delegieren und zuzuweisen, aber es sollte in jedem Team einen “goldenen” Manager geben – jemanden, der weiß, wie man viele Dinge wie Führen, Planen, Schreiben, Trainieren, usw. macht. Diese Person sollte eine Vorstellung davon haben, wie all diese Aufgaben zu erledigen sind, damit sie weiß, wie viel Zeit benötigt wird, wie Probleme zu lösen sind, was zu lehren ist und wie mit Dingen umzugehen ist.

Kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams
Der beste Weg, um ein Projekt auf Kurs und unter Budget zu halten, besteht darin, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen. Wenn Sie dies wissen, wird jeder andere Teil des Projekts selbst informiert. Bemühen Sie sich zu Beginn des Projekts, Ihre Teammitglieder kennenzulernen. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre besonderen Fähigkeiten als Einzelpersonen zu erkennen und zu verstehen, wie sie am besten in das Projekt passen. Wenn Sie die Fähigkeiten und Motivationen der einzelnen Teammitglieder verstehen, wird klar, wie deren Zeit effektiv und effizient genutzt wird. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend in dem Wissen, dass jedes Mitglied so den bestmöglichen Beitrag leistet. Gute Projektmanager versuchen immer zuerst, ihre Teams zu verstehen. Nur dann können sie sie effektiv verwalten.

Fun in project management? Yes, you can!

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Let’s start with the opposite: when do we dislike our jobs the most? I can give you some examples of my practice: I wouldn’t say I like dead ends, and sure I don’t want to be micro-managed. Also, I wouldn’t say I like the lack of leadership and not being equipped with the tools or authority to succeed. I’ve had one or more positions where all of this happened. Not all in one job, though I can think of one specific position that encompassed most of these. Anyway, I’m sure we all can think of a job where we were pushed down, and we were unhappy. We tend to not be at our most productive selves in these types of jobs and under these types of conditions.

Believe it or not, but I have always found that I am most productive when the work is fun, and I have a great deal of control over that work. The same goes for the projects that I lead. If I have executive management with a great deal of confidence in my skills and let me run the show with the understanding I will shout out when there are needs and keep them up-to-date on status, then I usually genuinely enjoy it. Managing projects with some or all of the following characteristics end up being the most ‘fun’ for me to manage are, obviously amongst others, these are the important ones:

Sense of accomplishment: There is a definite sense of accomplishment when a deliverable is completed, a milestone is achieved, or a project is closed. When a project is closed, you can observe its benefits due to the team’s efforts. When a milestone is achieved, you move on to a new phase in the project. In contrast, when you complete operational work, another “stack” of the same work type is right behind it, with no apparent end in sight.

Something Different: Projects provide opportunities for team members to be exposed to new technologies, business processes, and problems to solve. Exposure to new areas represents huge opportunities for team members to learn and develop both personally and professionally. There is nothing better than being assigned to a new client or project for those of us that thrive on continuous learning.

Involves People: An individual can deliver small projects, but the vast majority of projects involve a team of people assigned to accomplish a common goal. The people assigned to the project bring with them a diverse range of talents, experiences, and perspectives/ideas. This diversity ensures that the team’s unified efforts are much greater than the sum of its individual contributions. Assembling a diverse group of people as a new project team can be challenging (forming and storming). Still, it is ultimately very rewarding as the team starts to work well together (norming and performing). I personally find the broad spectrum of people I meet and work with during projects to be the most amazing element of being a project leader.

Recognition: All projects have a certain amount of visibility in the organization. Otherwise, the resources would not be assigned to it. With visibility comes recognition and potential rewards when milestones are achieved and projects are completed. Visibility can also result in negative consequences when projects are challenged or fail. Based on my experiences, there is far more upside potential associated with positive project outcomes than the risk of negative consequences associated with challenges or failures.
Projects End – By definition, projects have a beginning and end. Admittedly, some projects are not as enjoyable as others, but at some point, they all will come to an end (some more naturally than others). With the knowledge that the project will end, even the worst of projects can have their moments.

And what about the team, what about the people working with you? There are several things that you can do to establish a positive project environment. An environment that team members actually enjoy being a part of. The following suggestions combine applying effective leadership skills and implementing practical techniques to enhance the project environment. My own experience has led me to the conclusion that, in most cases creating a positive project environment translates into building a more productive and effective project team!

Focus on Teamwork: I spend a lot of time making sure the project team understands they are a team working towards a common objective. Establishing a group that works as a team starts with ensuring the team understands what we are trying to accomplish and what success looks like. It also includes ensuring that everyone understands what their role is on the team and how their role connects with the overall project’s success. There are things you can do to make sure the group feels like a team. Schedule regular team interactions, provide meaningful project updates, and promote collaboration and interaction. Unless this group has worked together before, it takes some real work and focus on your part to make the group feel and interact like a team. Do not be discourage or give up as the team traverses through the forming and storming phases of creating a team. Your leadership can make a significant difference in terms of how the team works together.

Be Enthusiastic: Assuming you are like me and really enjoy project work, make sure the team knows it. You need to consistently model the attitude and enthusiasm you want the team to feel throughout the project. If the project manager does not believe the team can be successful, who does? It is amazing how quickly the team will get discouraged when you display negative vibes about the project, either verbally or non-verbally. The easiest way for me to model a positive and enthusiastic attitude during team interactions is to make sure I really feel that way. When faced with difficult tasks or people, I remind myself what I enjoy about the challenge the project is providing, the team I am working with, and the opportunity to learn something new.

Communicate and Track Priorities: This one sounds pretty straightforward, but it is amazing how quickly team members can get “lost in the weeds” or “in a funk” without timely and relevant information about the project. Team members must understand the team’s top priorities and how they tie to their individual work assignments. Priorities include upcoming milestones, task assignments, action items from team meetings, and high-impact issues and risks. I try to keep this information simple and easy to consume: What did we accomplish last week? Where should we focus next week? What roadblocks need to be removed?

Manage and ‘Stretch’ the Talent: As the team is forming, it is important to know the individual team members. Not only do you need to understand their strengths and weaknesses, but also what are the things that motivate and energize them. If you have insights into team member’s professional development path, you can help align work with the areas where they have talents, are excited about, and/or desire to learn. Aligning work and responsibilities to give people a chance to “step up” on the team goes on a long way towards building a highly motivated team that delivers positive results. The team’s opportunities can be both in the form of specific work assignments, as well as roles (e.g., facilitation of team meetings, coordination of team events).

Purposeful Recognition – It is essential to recognize people’s contributions to the team. I recognize two categories of contributions to the team – (1) efforts that help the team achieve its goals and (2) efforts that demonstrate or promote teamwork. As the project manager, you recognize contributions that helped drive positive project outcomes based upon either the work performed or how it was performed. A significant amount of positive energy can be created on the team by recognizing the right efforts at the right time. The recognition does not need to be elaborate, but it must be sincere, and a bit of creativity helps generate a fun atmosphere on the team. When given the choice of recognizing an individual or a group effort, I generally opt for recognizing the group (sends the right message as a team and ensures you do not unintentionally leave someone “off the list”).

Close the Project: When you have come this far with the team, do not forget to bring appropriate closure to the effort. Effectively facilitating the lessons learned process helps the team reflect on what was accomplished, how it was accomplished, and what the team would do differently on the next project. This is the team’s opportunity to have a real impact on how projects are completed within your organization in the form of implementing continuous improvement actions. The other important element of project closure is celebrating success. Facilitate a project celebration that helps team members feel good about what was accomplished before they rush off to their next assignment.

There are projects out there that are cool and fun and cutting edge, and there are others that are as dull as burnt toast. The best we can hope for is that we get a decent mix of both. We need some easy ones once in a while – especially if our load is usually heavy. But the really challenging projects involving some and cool technology can help keep us fresh and having fun in our Project Management positions that, let’s face it, can be somewhat dry at times….and it can be fun too!