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Sharing my excursion through life

The Daily Stand-up: it’s time to ditch it 

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The daily stand-up has been the talk of the town in recent years. Seeing the buzz around it, you might have the fomo (fear of missing out) feeling if you haven’t heard about it before. Words of wisdom: Daily stand-up meetings might be the quickest way to waste your time as a leader. Here’s why this meeting doesn’t work and what to do instead.

Why a daily stand-up meeting doesn’t work

The original intention behind a daily stand-up meeting is exceptionally sound. Popularized by the Agile methodology of project management, daily stand-up meetings are meant to share progress and identify any blockers the team is facing. For the few teams who strictly adhere to only sharing status updates and blockers, a daily stand-up can serve them well. However, it’s a different story for most of us in practice. We get overly excited and cram other intentions into our daily stand-ups: We want them to be an energizing morale booster for the team, a time to reflect on what went well, an opportunity for team members who don’t regularly talk to each other to feel connected…. No wonder daily stand-up meetings start to run over, with folks rambling and people disengaging. The best meetings focus on sharing information, making decisions, or building rapport. Try to do all three simultaneously, and you end up having too many oars, and rowing in too many directions. A bloated, ineffective meeting manifests.

20 hours down the drain per week

Say you can miraculously, consistently hold 10 – 15 minute daily stand-up meetings with your team. “Great!” you think to yourself. “That doesn’t feel like a lot of time.” Is the cost of the interruption worth it? A study by the University of California, Irvine, found that it takes an average of 23 minutes and 15 seconds to get back on track after being interrupted. This means the time a team member needs to recoup from the daily stand-up is longer than the daily stand-up meeting itself. That’s an irreversible 25 minutes taken away from every single one of your team members every week. So if you have 10 team members, that’s 20 hours poured down the drain.

Lack of recorded history

Someone calls in sick and can’t make the daily stand-up meeting. A remote employee can’t participate in the daily stand-up because it’s 1 AM their local time when it’s 9 AM for the rest of the team. How do you ensure everyone is on the same page, especially as your team grows and becomes more spread out? With daily stand-up meetings being in-person or over Teams, you need a shared recorded history of progress. This particularly becomes apparent when someone new joins the team. You’d love to be able to share the week-to-week progress the team has made to give them full context on a project… But with daily stand-up meetings, that history is scattered in a series of random notes at best and doesn’t provide the new hire a complete picture.

So what to do instead?

Automate status updates with a tool

Status updates are critical to ensuring everyone on the team is on the same page. But they don’t need to happen during an in-person daily stand-up meeting. (Remember the 20 hours down the drain!) Instead, you can ask folks to take 30 seconds to write a few bullet points on what they worked on yesterday, what they plan to work on today, and any blockers they have. They can answer on their own time when it makes sense for them – and it doesn’t interrupt their workflow. You can use MS Teams, Slack, and Sharepoint; the automated status update is easy to organize.

Use a monthly all-hands or weekly staff meeting to focus on other functions

You’ve likely realized that, although well-intended, you have too many varying purposes for your original daily stand-up meeting (e.g., you wanted to align the team around a vision and help build rapport in the team). Decide what specific functions are most important in your team to foster, and then devote other meetings, processes, or tools to fulfilling these functions. For example, here are functions you could incorporate into a monthly all-hands meeting or weekly staff meeting…

  • Reflection: Use a weekly staff meeting to encourage shared reflection about what could be better. For example, you could pose the question, “Knowing what we know now, what would you change about how we approached this project?”
  • Recognition: Take time during a monthly all-hands meeting to highlight positive progress that’s been made. You could ask, for instance, “What’s something you’ve been surprised or encouraged to see us accomplish?” or “When is a moment you’ve felt proud of working on this project, and why?”
  • Connection: Carve out some time during the all-hands or staff meeting to enable people to connect with what they enjoy most about working on the team. You could ask fun, non-work related questions like, “What’s the thing you bought with your own money?” or “Who’s the most famous person you’ve met?”
  • Vision: Use an all-hands meeting to align folks in your team around the vision and how each team member contributes to that vision. For example, you could ask your team: “If someone were to ask you what our company’s vision is, would a clear answer come to mind? How do you feel your work is contributing to that vision?”

Naturally, there is no one right way to share progress in your team – and you’ll know best what will work for your team. But least of all, I hope you don’t continue with daily stand-up meetings merely because you’re “already doing it.” The best process results from what is deliberate and thoughtful – not what is convenient and familiar. Daily stand-up meetings are an antiquated relic. It’s time to sunset them.

Was Projektleiter von Piloten lernen können

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Was haben ein Flug und ein Projekt gemeinsam? Eine ganze Menge! Etwa 50 Jahre nach Beginn des Projektmanagements scheitern immer noch mehr als 50% der IT-Projekte daran, dass ihnen Zeit, Ressourcen, Mittel usw. ausgehen. Wenn Piloten Flugzeuge fliegen würden, wie wir Projekte durchführen, würde niemand jemals fliegen. Jeden Tag fliegen jedoch Millionen von Menschen wegen ihrer Arbeit oder zum Vergnügen, und Flüge kommen fast 90 Prozent der Zeit pünktlich an. Verzögerungen entstehen hauptsächlich durch das Wetter. Flugreisen sind mit einer tödlichen Unfallrate von 0,022 pro 100.000 geflogenen Stunden die sicherste Form des Fernverkehrs. Wir fliegen seit etwas mehr als 100 Jahren, Projektmanagement gibt es jedoch seit dem Bau der Pyramiden und der Großen Mauer. Gibt es irgendwelche Erkenntnisse, die wir aus dem Fliegen ziehen können? Ich denke ja.

Die Luftfahrt hat mich immer fasziniert. Als Vielflieger und zudem selbst privater Pilot bin fast jede Woche in einem Flugzeug und es gibt keinen Start und keine Landung, die mich langweilt. Wenn die Räder abheben und die Kontrolle verschwindet, ist da jedes Mal eine leichte Panik. Ich bin immer dankbar für die Tage, an denen die einzige wichtige Aufgabe darin besteht, das Flugzeug sicher zu fliegen oder die größte Entscheidung ist, ob ich das Huhn oder das Steak nehme. Diese Tage treten – wie in einem echten Projekt – selten auf. Als Pilot und Projektmanager glaube ich, dass Lehren von tausenden Flugstunden und das Wissen guter Piloten auch auf das Projektmanagement angewendet werden können. Wenn wir aus jahrelangen Leitprojekten etwas gelernt haben, ist es die Erkenntnis, dass gute Führung eine wesentliche Fähigkeit ist, um ein guter Projektmanager zu sein. Unsere Führungsrolle bedeutet, dass wir Teams führen und leiten. Die Vision setzen, das Team motivieren, ihnen dienen, sie coachen und andere inspirieren. Als Projektmanager führen wir sowohl aus strategischer, als auch aus operativer Sicht – wir kommunizieren die Vision und erhalten ein Team- (und Organisations-) Buy-In, wir lösen Konflikte, setzen Ziele und bewerten die Leistung. Und wir stellen sicher, dass die Teammitglieder über die Tools, das Geld, Raum usw., welchen sie für ihre Arbeit brauchen, verfügen.

Kommunizieren

Eine der wesentlichen Fähigkeiten für das Projektmanagement ist die Fähigkeit, gut zu kommunizieren und zu verstehen. Gute Kommunikation ist der Kern jeder Beziehung. Daher wirkt sich die Effektivität der Kommunikation eines Projektmanagers nicht nur auf das Projektteam, sondern auch auf den Kunden und die Stakeholder aus. Noch nie sagte ein Kunde “Ich wünschte, mein Projektmanager würde aufhören, mir so viele Produktaktualisierungen zu geben.”. Je mehr Berührungspunkte Sie mit Ihrem Kunden haben, desto solider wird die Beziehung und desto wahrscheinlicher wird das Projekt ein Erfolg. Durch eine gute Kommunikation werden Sie kontinuierlich neu ausgerichtet. Wenn Sie dies häufig genug tun, stellen Sie sicher, dass Projekt immer den gewünschten Stand hat, und somit dessen Erfolg. Ein Prinzip eines sicheren Fluges ist es, das Flugzeug in jedem Fall weiter zu steuern, also zu fliegen, auch wenn unerwartete Dinge auftreten. Deshalb lernen alle Piloten, Notfälle in der folgenden Reihenfolge anzugehen:

  1. Aviate – fliege das Flugzeug.
  2. Navigate – wissen, wo Sie sind und wohin Sie gehen.
  3. Communicate – andere über Ihre Situation informieren.

Diese Ordnung hat viele Leben gerettet, da sie den Fokus auf die richtigen Dinge legt. Was nützt ein May-Day-Anruf (Kommunikation), wenn Sie das Flugzeug nicht unter Kontrolle haben (Aviate)? Diese Grundsätze können auch auf die Verwaltung von Projekten angewendet werden. Wenn eine Ausnahme auftritt (häufig ein Ereignis, welches wahrscheinlich dazu führt, dass Budget- und / oder Zeittoleranzen überschritten werden), besteht der Standardansatz darin, einen Ausnahmeplan und einen Bericht zu erstellen. Da störende Ereignisse mit teils grossem Einfluss auf Zeit und Budget, grosse Auswirkungen auf alle Beteiligten haben, verlangt das Management in der Regel sofort einen Bericht. Konzentrieren Sie Ihre Energie jedoch nicht sofort auf diesen Ausnahmebericht. Ihr Team braucht jetzt mehr denn je Ihre Anleitung – Sie müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder an sinnvollen Aufgaben arbeiten, während Sie Ihren Ausnahmeplan erstellen. Mit anderen Worten: Führen Sie Ihr Projekt weiter! Erst wenn dies sichergestellt ist, sollten Sie mit der Erstellung des Ausnahmeplans beginnen, um die Ereignisse zu beheben. So kann der Aviate-, Navigations- und Kommunikationsansatz auf Ihre Projektausnahmen angewendet werden:

  1. Führen Sie das Projekt weiter – stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder an wichtigen Aufgaben arbeiten (Aviate).
  2. Erstellen Sie einen Ausnahmeplan, der Ihr Projekt aus den Schwierigkeiten bringt (Navigate).
  3. Informieren Sie die Stakeholder über mögliche Maßnahmen (Communicate).

Planen

Die Projektplanung ist eine Kernkompetenz des Projektmanagements, die jedoch überraschenderweise von vielen Managern nicht besonders beachtet wird. Aber was ist ein Projektmanager ohne Plan? Unsere Fähigkeit, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu organisieren und zur richtigen Zeit das richtige Ergebnis zu erzielen, ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit als Projektmanager, nicht wahr? Es ist absolut wichtig, dass wir als Projektmanager der Planung die ernsthafte Aufmerksamkeit widmen, die sie verdient, gleichzeitig den Fortschritt überwachen, während das Projekt voranschreitet und Optimierungen vornehmen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg bleibt. Richtige Planung bedeutet alles von Meta bis Mikro. Es gibt die offensichtliche Planung in großem Maßstab, die wir brauchen, um großartige Besprechungspläne, Arbeitserklärungen, Schätzungen, Zeitpläne, Ressourcenpläne und Kurzberichte zu erstellen, und wie Sie sich Zeit nehmen, um Ihre Statusdokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Bei der Planung geht es darum, Wege zu finden, um alles, was Sie brauchen, so effizient wie möglich zu erledigen.

Vor ein paar Wochen habe ich bei tiefen Wolken und geringer Sicht einen Flug nach Instrumenten gedreht. Ich bin perfekt darauf trainiert, in den Wolken und bei schlechtem Wetter zu fliegen, und das Flugzeug verfügt über großartige Instrumente, sodass das Wetter kein wirkliches Problem darstellt. Ich war bereit, bei zu geringer Sicht, mehrere Landeversuche unternehmen zu müssen. Ich plante es und überprüfte ein paar Mal in meinem Kopf, was ich tun musste: Wenn ich die Landebahn nicht sehe, gehe ich bei meinen Instrumenten auf „Pitch Up, maximale Startleistung, Landeklappen, positive Steiggeschwindigkeit hoch, Klappen hoch, Landung abgebrochen, Autopilot an, über Funk melden, dass der korrekte Landeanflug verpasst wurde”. Das ist eine Menge zu beachten, aber wenn man gut trainiert ist, wird es einfach. Üben Sie genug und wiederholen Sie es ein paar Mal in Gedanken, wenn es soweit ist, wird es ein Kinderspiel. Als ich die Landebahn sah, landete ich am geplanten Flughafen, bevor ich mein Minimum an Treibstoff erreichte.  Dennoch war ich auch bereit, den alternativen Flughafen erreichen zu müssen.

Führen

Projektmanager sind immer dann ein leichtes Ziel, wenn Projekte nicht nach Plan verlaufen. Unabhängig von den Umständen fragt sich jeder, ob der Projektmanager das Risiko hätte vorhersehen und verhindern können, bevor es zu einem Problem wurde. Projektsponsoren hassen Überraschungen und ein gutes Risikomanagement ist eine Möglichkeit, Überraschungen zu vermeiden, insbesondere die schlimmen. Risiken sind oft nicht akut, was bedeutet, dass viele Projektmanager Risiken nicht so ernst nehmen, wie sie sollten. Sie können den Überblick über Ihr Projekt behalten, indem Sie das Risiko kontrollieren und es so weit wie möglich aktiv abmildern. Wie schon erwähnt: wenn wir aus jahrelangen Leitprojekten etwas gelernt haben, ist eine gute Führung eine wesentliche Fähigkeit, um ein guter Projektmanager zu sein. Unsere Führungsrolle bedeutet, dass wir Teams führen und leiten. Die Vision setzen, das Team motivieren, ihnen dienen, sie coachen und andere inspirieren.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie es immer am besten wissen: “Besserwisser” -Piloten können sich und ihre Passagiere umbringen. Stellen Sie sich einen Piloten vor, der mit der Flugsicherung argumentiert oder Wettervorhersagen ignoriert… oder sogar Hinweise ignoriert, dass das Flugzeug nicht optimal funktioniert. Leiter von Unternehmen machen die gleichen Fehler, wenn sie davon ausgehen, dass „ich bereits alles weiß, was es zu wissen gibt, und die Richtlinie mit meinem Wissen in Konflikt steht.“ Das Problem ist natürlich, dass niemand wirklich alles weiß. Es gibt immer mehr zu lernen und es gibt immer Menschen, die mehr wissen als wir. “ Wenn Ihnen jemand einen Rat gibt oder Sie auffordert, eine Regel zu befolgen, nehmen Sie sich zumindest die Zeit, um zu berücksichtigen, dass diese Person möglicherweise etwas weiß, das Sie nicht wissen.

Reagieren Sie nicht zu schnell auf Probleme. Wenn ein Flug schief geht, ist es selbstverständlich, dass Sie gezwungen sind, sofort etwas zu tun, um das zu ändern. Aber eine zu schnelle Reaktion kann mehr schaden als nützen. Nehmen wir zum Beispiel an, der Pilot hat festgestellt, dass sein Flugzeug an Höhe verliert. Eine impulsive Reaktion könnte darin bestehen, das Steuer zurückzuziehen. Das Problem dabei ist, dass das Hochziehen des Flugzeugs (ohne etwas anderes zu tun) die Flugzeuggeschwindigkeit verringert und tatsächlich eine Stall / Spin-Reaktion verursachen kann. Es gibt viele Situationen beim Fliegen und im Geschäft, in denen etwas schief geht und eine schnelle Reaktion erforderlich ist. Aber es sollte immer eine gut durchdachte Reaktion sein. Das Mittel gegen impulsives Verhalten ist die Erkenntnis, dass es Zeit gibt, nachzudenken und dann angemessen zu reagieren. Ein Pilot muss alle seine Instrumente (schnell) überprüfen, um die wahre Ursache zu ermitteln. Es kann sein, dass die Stromversorgung versehentlich unterbrochen wurde oder das Wetter den unerwarteten Abstieg verursacht. Sobald der Pilot die Ursache des Problems ermittelt hat, kann er geeignete Maßnahmen ergreifen, ohne das Risiko einzugehen, dass sich die Situation noch verschlimmert.

Glaube nicht, dass du unverwundbar bist. Es liegt in der Natur des Menschen zu denken, weil bisher nichts schief gelaufen ist, nichts jemals passieren wird. Aber diese Art des Denkens verursacht Flugzeugabstürze. Es sind drei Seiten eines Rechtecks, die ein Pilot fliegen muss, um ordnungsgemäß auf einer Landebahn zu landen. Jede Kurve erfordert den richtigen Einschlag und die richtige Höhe, aber diese können durch Wetter und andere Bedingungen verändert werden. Viele Piloten glauben, dass sie das im Griff haben. Mit der Zeit sind sie nicht mehr so fleißig oder informieren sich nicht mehr weiter über die möglichen Gefahren. Diese Selbstzufriedenheit hat viele Unfälle verursacht, oft mit tragischen Folgen. In der Geschäftswelt kann die gleiche Art des Denkens dazu führen, dass Unternehmen entweder ein Risiko ignorieren oder nur vage Pläne haben, damit umzugehen. Das schafft ein größeres Risiko: das Risiko, dass ein Projekt entgleisen kann, ohne einen festgelegten Plan, um es zu beheben. Stattdessen eine formelle Risikobewertung, die zu einem schriftlichen Plan für den Umgang mit nachteiligen Eventualverbindlichkeiten führt. Obwohl Sie nicht in der Lage sind, jedes Problem zu antizipieren, können Sie sich die beste Chance geben, im Falle eines Problems richtig zu reagieren.

Geh nicht alleine. Einige Piloten – und einige Unternehmer – entwickeln eine Macho-Ich-kann-es-tun-Haltung, die zu Problemen führt, wenn sie versuchen, mehr zu übernehmen, als sie bewältigen können. Zum Beispiel: Stellen Sie sich einen Piloten vor, der in der Nacht vor einem Flug nur drei Stunden geschlafen hat. Für kommerzielle Piloten wäre dies wahrscheinlich ein No-Go-Faktor. Für Privatpiloten sollte dies auch ein No-Go-Faktor sein, außer dass einige Piloten glauben, dass sie den Flug trotz Schlafmangel schaffen können. Die Gefahren dieses Verhaltens in einem Flugzeug liegen auf der Hand, aber es ist auch im Geschäftsleben gefährlich. Wenn Sie mit zu viel Verantwortung, zu vielen Arbeitsstunden oder Aufgaben zu kämpfen haben, für die Sie nicht das Know-how haben, holen Sie sich Hilfe.

Projektmanagement: So managen Sie Projeke erfolgreich

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Alle Artikel, die ich bisher geschrieben habe, sind auf Englisch. Seltsam, weil ich in der Schweiz lebe und die Sprache, die wir in dieser Region sprechen, Deutsch ist. Deshalb habe ich vor, die nächste Artikelserie auf Deutsch zu schreiben. Wenn niemand sie liest, dann war es zumindest eine gute Übung 😉

Der Job eines Projektmanagers ist mit viel Verantwortung verbunden. Während viele Projektmanager in der traditionellen Methodik des Projektmanagements geschult wurden, hat sich diese Welt allerdings stark weiterentwickelt. Als Ansprechpartner einer Organisation, die für die termin- und budgetgerechte Ausführung von Aufgaben verantwortlich ist, müssen Ihre Informationen präzise und genau sein. Projektmanager müssen Ihr Wissen zu Beginn ihrer Arbeit an das aktuelle Arbeitsumfeld anpassen. Das Projektmanagement ist ein fließendes Umfeld mit stetigen Veränderungen, die für eine ständige Neubewertung der Arbeitsweise eines Unternehmens erforderlich sind. Wie also können Projektmanager sicherstellen, dass die Aufgaben auf dem richtigen Weg sind und innerhalb des Budgets bleiben?

Werden Sie sich Ihrer Zeit bewusst
Immer wenn ich eine neue Aufgabe übernehme, die anders ist als alles, was ich zuvor getan habe, messe ich die Zeit, die ich dafür benötige. Wenn ich das nächste Mal dieselbe Aufgabe übernehme, mache ich das wieder. Beim dritten Mal sind dann alle Daten komplett und ich weiss, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben benötigen=. Diese Zeiten notiere ich in einem Protokoll. Wenn ich die anstehende Aufgabe beginne, überprüfe ich mein Protokoll mit vergleichbaren Zeitschätzungen und plane sie entsprechend in meinem Kalender ein. Das Geheimnis bei der Zeiteinteilung ist, dass Sie es sich nicht erlauben, bereits vorher oder nachher an der Aufgabe zu arbeiten. Es geht darum, innerhalb dieses geplanten Zeitrahmens zu bleiben. Der gleiche Prozess kann für Teams funktionieren. Sehen Sie jedes Teammitglied als einen Partner, um den Gesamtaufwand eines Projekts oder einer Initiative zu bestimmen.

Sorgen Sie für eine klare und zeitnahe Kommunikation
Unabhängig von Projekt, Branche oder Industriezweig haben alle Projektmanager eines gemeinsam: Sie arbeiten mit Menschen. Menschen brauchen eine klare, zeitnahe Kommunikation – eins zu eins, als Team und als Gemeinschaft. Bei der Kommunikation geht es darum, als Projektmanager Ihre eigenen persönlichen Beziehungen zum Team und zu den Stakeholdern aufzubauen. Auf diese Weise kann sich der Projektmanager der Risiken bewusst werden, die außerhalb des Projekts auftreten und Auswirkungen haben können, z. B. Ehepartner von Teammitgliedern mit gesundheitlichen Problemen oder Personen, die unter Depressionen und Einsamkeit leiden. Die Kommunikation soll furchtlos sein. Hissen Sie die gelbe oder rote Fahne, sobald Sie eine Gefahr kommen sehen, und kommunizieren Sie dann die Maßnahmen, welche Abhilfe schaffen. Haben Sie keine Angst, diese Fahnen zu hissen. Sie können den Alarm jederzeit zurckrufen. Kommunikation hält die Vision für das Team im Blick.

Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest
Wenn viele Leute an einem Projekt beteiligt sind, können einige von ihnen leicht von falschen Annahmen ausgehen. Wenn beispielsweise in einer E-Mail zu viele Personen angeschrieben werden, wird sich wahrscheinlich keiner von ihnen angesprochen fuehlen fühlen und stattdessen davon ausgehen, dass die Arbeit durch die anderen Personen erfolgt. Eine der besten Änderungen, die wir in unserem Projektmanagement und unserer Kommunikation vorgenommen haben, besteht darin, jede E-Mail (oder Aufgabenaktualisierung) mit eindeutigen Aufgaben für jede Person in der Konversation abzuschließen. Wenn beispielsweise ein Kundenbericht an vier verschiedene Personen gesendet wird, müssen wir eine von ihnen bestimmen, die tatsächlich Änderungen am Dokument vornimmt und dass die anderen beiden vor dem geplanten Anruf den Inhalt lesen und Notizen dazu machen. Bei unseren vorherigen E-Mails hat entweder niemand aufgrund von Verwirrung Maßnahmen ergriffen, oder zwei Personen haben angenommen, dass nur Änderungen vorgenommen werden sollen.

Konzentrieren Sie sich auf das gewünschte Ergebnis und bewegen Sie sich rückwärts
Wenn ich ein Projekt erstelle, beginne ich damit, mich auf das gewünscht gewuenschte Ergebnis zu konzentrieren, anstatt mich auf das, was wir als nächstes tun müssen. Von da bewege ich mich ückwärts und erstelle die Meilensteine. Ich stelle mir vor, dass ich das Ergebnis bereits erreicht habe und frage: “Was hat uns hierher gebracht?” und “Was war wichtig, um das zu erreichen?” Ich schreibe dann einen Meilenstein als SMART Goal auf. Wenn ich für jeden Monat einen Meilenstein habe, visualisiere ich ihn einen Monat zurück, bevor ich das Projektergebnis erreiche und den Vorgang wiederhole. Ich trete immer wieder zurück, visualisiere und setze mir ein Ziel, bis ich zum heutigen Tag komme. Jetzt habe ich einen kurzen Überblick darüber, was ich erreichen muss, um mein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Zu Beginn der Planungsphase stellt diese Grundlage sicher, dass das Projekt fokussiert und auf das Endziel ausgerichtet bleibt.

Belohnen
Nichts funktioniert besser als Belohnungen. Sie halten die Mitarbeiter die ganze Zeit auf Trab, um ihre Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen, und einige beenden ihre Arbeit sogar vor Ablauf der Frist. Belohnungen können als Treibstoff dienen, der die Menschen dazu anregt, ihre Arbeit perfekt zu erledigen, und sie lassen die Mitarbeiter niemals das Gefühl haben, dass ihre Arbeit langweilig und ermüdend ermuedend ist. Das Wichtigste für jeden Projektmanager ist, dass sich seine Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit wohl fühlen, und genau das kann man mit einer eine Belohnung erreichen. Indem Sie Mitarbeiter dazu bringen, keine Zeit zu verschwenden und sich anzustrengen und dafuer dafür Belohnungen anbieten, können Sie mit Ihren Projekten jederzeit Wunder vollbringen. Die Leute brauchen etwas, um sich anzutreiben, und eine Belohnung ist das Beste dafür.

Stellen Sie einen “Allround” -Manager ein
Bei der Durchführung von Projekten ist es wichtig, fuer für alle Aufgaben zu delegieren und zuzuweisen, aber es sollte in jedem Team einen “goldenen” Manager geben – jemanden, der weiß, wie man viele Dinge wie Führen, Planen, Schreiben, Trainieren, usw. macht. Diese Person sollte eine Vorstellung davon haben, wie all diese Aufgaben zu erledigen sind, damit sie weiß, wie viel Zeit benötigt wird, wie Probleme zu lösen sind, was zu lehren ist und wie mit Dingen umzugehen ist.

Kennen Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams
Der beste Weg, um ein Projekt auf Kurs und unter Budget zu halten, besteht darin, die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu verstehen. Wenn Sie dies wissen, wird jeder andere Teil des Projekts selbst informiert. Bemühen Sie sich zu Beginn des Projekts, Ihre Teammitglieder kennenzulernen. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre besonderen Fähigkeiten als Einzelpersonen zu erkennen und zu verstehen, wie sie am besten in das Projekt passen. Wenn Sie die Fähigkeiten und Motivationen der einzelnen Teammitglieder verstehen, wird klar, wie deren Zeit effektiv und effizient genutzt wird. Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend in dem Wissen, dass jedes Mitglied so den bestmöglichen Beitrag leistet. Gute Projektmanager versuchen immer zuerst, ihre Teams zu verstehen. Nur dann können sie sie effektiv verwalten.

Fun in project management? Yes, you can!

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Let’s start with the opposite: when do we dislike our jobs the most? I can give you some examples of my practice: I wouldn’t say I like dead ends, and sure I don’t want to be micro-managed. Also, I wouldn’t say I like the lack of leadership and not being equipped with the tools or authority to succeed. I’ve had one or more positions where all of this happened. Not all in one job, though I can think of one specific position that encompassed most of these. Anyway, I’m sure we all can think of a job where we were pushed down, and we were unhappy. We tend to not be at our most productive selves in these types of jobs and under these types of conditions.

Believe it or not, but I have always found that I am most productive when the work is fun, and I have a great deal of control over that work. The same goes for the projects that I lead. If I have executive management with a great deal of confidence in my skills and let me run the show with the understanding I will shout out when there are needs and keep them up-to-date on status, then I usually genuinely enjoy it. Managing projects with some or all of the following characteristics end up being the most ‘fun’ for me to manage are, obviously amongst others, these are the important ones:

Sense of accomplishment: There is a definite sense of accomplishment when a deliverable is completed, a milestone is achieved, or a project is closed. When a project is closed, you can observe its benefits due to the team’s efforts. When a milestone is achieved, you move on to a new phase in the project. In contrast, when you complete operational work, another “stack” of the same work type is right behind it, with no apparent end in sight.

Something Different: Projects provide opportunities for team members to be exposed to new technologies, business processes, and problems to solve. Exposure to new areas represents huge opportunities for team members to learn and develop both personally and professionally. There is nothing better than being assigned to a new client or project for those of us that thrive on continuous learning.

Involves People: An individual can deliver small projects, but the vast majority of projects involve a team of people assigned to accomplish a common goal. The people assigned to the project bring with them a diverse range of talents, experiences, and perspectives/ideas. This diversity ensures that the team’s unified efforts are much greater than the sum of its individual contributions. Assembling a diverse group of people as a new project team can be challenging (forming and storming). Still, it is ultimately very rewarding as the team starts to work well together (norming and performing). I personally find the broad spectrum of people I meet and work with during projects to be the most amazing element of being a project leader.

Recognition: All projects have a certain amount of visibility in the organization. Otherwise, the resources would not be assigned to it. With visibility comes recognition and potential rewards when milestones are achieved and projects are completed. Visibility can also result in negative consequences when projects are challenged or fail. Based on my experiences, there is far more upside potential associated with positive project outcomes than the risk of negative consequences associated with challenges or failures.
Projects End – By definition, projects have a beginning and end. Admittedly, some projects are not as enjoyable as others, but at some point, they all will come to an end (some more naturally than others). With the knowledge that the project will end, even the worst of projects can have their moments.

And what about the team, what about the people working with you? There are several things that you can do to establish a positive project environment. An environment that team members actually enjoy being a part of. The following suggestions combine applying effective leadership skills and implementing practical techniques to enhance the project environment. My own experience has led me to the conclusion that, in most cases creating a positive project environment translates into building a more productive and effective project team!

Focus on Teamwork: I spend a lot of time making sure the project team understands they are a team working towards a common objective. Establishing a group that works as a team starts with ensuring the team understands what we are trying to accomplish and what success looks like. It also includes ensuring that everyone understands what their role is on the team and how their role connects with the overall project’s success. There are things you can do to make sure the group feels like a team. Schedule regular team interactions, provide meaningful project updates, and promote collaboration and interaction. Unless this group has worked together before, it takes some real work and focus on your part to make the group feel and interact like a team. Do not be discourage or give up as the team traverses through the forming and storming phases of creating a team. Your leadership can make a significant difference in terms of how the team works together.

Be Enthusiastic: Assuming you are like me and really enjoy project work, make sure the team knows it. You need to consistently model the attitude and enthusiasm you want the team to feel throughout the project. If the project manager does not believe the team can be successful, who does? It is amazing how quickly the team will get discouraged when you display negative vibes about the project, either verbally or non-verbally. The easiest way for me to model a positive and enthusiastic attitude during team interactions is to make sure I really feel that way. When faced with difficult tasks or people, I remind myself what I enjoy about the challenge the project is providing, the team I am working with, and the opportunity to learn something new.

Communicate and Track Priorities: This one sounds pretty straightforward, but it is amazing how quickly team members can get “lost in the weeds” or “in a funk” without timely and relevant information about the project. Team members must understand the team’s top priorities and how they tie to their individual work assignments. Priorities include upcoming milestones, task assignments, action items from team meetings, and high-impact issues and risks. I try to keep this information simple and easy to consume: What did we accomplish last week? Where should we focus next week? What roadblocks need to be removed?

Manage and ‘Stretch’ the Talent: As the team is forming, it is important to know the individual team members. Not only do you need to understand their strengths and weaknesses, but also what are the things that motivate and energize them. If you have insights into team member’s professional development path, you can help align work with the areas where they have talents, are excited about, and/or desire to learn. Aligning work and responsibilities to give people a chance to “step up” on the team goes on a long way towards building a highly motivated team that delivers positive results. The team’s opportunities can be both in the form of specific work assignments, as well as roles (e.g., facilitation of team meetings, coordination of team events).

Purposeful Recognition – It is essential to recognize people’s contributions to the team. I recognize two categories of contributions to the team – (1) efforts that help the team achieve its goals and (2) efforts that demonstrate or promote teamwork. As the project manager, you recognize contributions that helped drive positive project outcomes based upon either the work performed or how it was performed. A significant amount of positive energy can be created on the team by recognizing the right efforts at the right time. The recognition does not need to be elaborate, but it must be sincere, and a bit of creativity helps generate a fun atmosphere on the team. When given the choice of recognizing an individual or a group effort, I generally opt for recognizing the group (sends the right message as a team and ensures you do not unintentionally leave someone “off the list”).

Close the Project: When you have come this far with the team, do not forget to bring appropriate closure to the effort. Effectively facilitating the lessons learned process helps the team reflect on what was accomplished, how it was accomplished, and what the team would do differently on the next project. This is the team’s opportunity to have a real impact on how projects are completed within your organization in the form of implementing continuous improvement actions. The other important element of project closure is celebrating success. Facilitate a project celebration that helps team members feel good about what was accomplished before they rush off to their next assignment.

There are projects out there that are cool and fun and cutting edge, and there are others that are as dull as burnt toast. The best we can hope for is that we get a decent mix of both. We need some easy ones once in a while – especially if our load is usually heavy. But the really challenging projects involving some and cool technology can help keep us fresh and having fun in our Project Management positions that, let’s face it, can be somewhat dry at times….and it can be fun too!